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信息档案管理员职责随感
发布时间:2008-04-23 13:12:13 查看次数:4440 |
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信息档案管理员职责随感 |
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连云港市赣榆县大地建设工程监理有限公司
邹凤艳
【摘要】本文结台建设工程监理相关知识，浅谈信息档案管理员职责．通过本人多年任信息档案管理及现场管理工作的实践．简述个人的管理方法。本文主要探讨的是施工阶段的信息档案管理员职责。
【关键词】档案管理职责 管理方法
建设工程档案管理是当今时代发展的趋势，随着建设工程现代化管理制度的不断完善，随着建筑行业与国际接轨步伐的加快．随着计算机网络信息的发展．现代建设工程档案管理也应跟上时代的步伐、要整理出真实完整、分类有序、查找便捷的档案资料。作为管理主体的信息档案管理员在充分了解自己职责情况下还需更好地利用计算机网络的辅助来完成相关工作。
1、信息档案管理员负责每月的工程量计量．负责对施工单位申报的工程量和已完下程实物量的复核，负责工程进度款的核定。
1.1工程量计量
严格过程控制．做好已完合格工程量的计量工作。信息档
案管理员应仅对已完合格工程进行计量．对不合格工程、承包人超出设计图纸和合同约定范围、因承包人原因造成返工的工程量，信息档案管理员不予计量。
1.2工程进度款核定
信息档案管理员应建立工程造价及工程款支付台帐，及时对设计变更、违约索赔等引起的工程造价变动情况进行准确计量和造价审核。及时准确掌握已付工程款情况。对施工单位的支付申请。信息档案管理员应对照建设施工合同、投标文件等进行严格审核。重点是单价是否与投标书吻合，数量是否与计量结果吻合。质量是否已经通过监理工程师验收合格。
为了准确无误做到上述两点，作为信息档案管理员。应熟悉图纸、建设施工合同、投标文件等，同时定期到现场巡视，采集相关数据。进行信息的分析处理，利用计算机存储。如：“我在某住宅楼工程，施工单位根据《建设施工合同》专用条款25款约定时间提交了工程量，由于我经常到现场巡视，同时将变更新增及减少的部分工程量的实测数据利用计算机存储起来。在审查时发现中报的工程量不全是实际完成的合格工程量。而是将正在施工、变更取消的部分工程量全部申报给我。我根据实际情况将已完合格工程量计算出来，并根据投标文件综合单价算出合价，再根据《建设施工合同》专用条款26款的约定，算出承包人本月应得工程进度款的金额。我将复核的结果转交给总监代表审查．结果总监代表认可了。通过我对信息的掌握，杜绝了重算及超合同付款情况的发生。”
2、信息档案管理员负责收集整理工地所有会议(系由监理负责召集或有监理参加)的会议纪要，整理后交项目总监审查，打印后迅速发给相关专业人员或相关单位，这是信息档案管理员职责之二。
2.1第一次工地会议
其内容包括：“建设单位、承包单位和监理单位分别介绍各自驻现场的组织机构、人员及其分工；建设单位根据委托监理合同宣布对总监理工程师的授权；建设单位介绍开工准备情况；施工单位介绍施工情况；研究确定各方在施工过程中参加工地例会的主要人员．召开工地例会周期、地点及主要议题等。”
2.2工地例会
其内容包括：“检查上次例会约定事项的落实情况，分析未完事项原因；检查分析工程项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及其落实措施；检查分析工程项目质量状况，针对存在的质量问题提出改进措施；解决需要协调的有关事项；其他有关事宜。”
2.3专题会议
根据本丁程的需要对某件事或某项工作召开的会议。
将该项职责做到准确无误，达到开会的目的，还真有点困难。对于丁地例会及专题会议，如果对专业知识不懂或从来不去现场巡视，面对建设、施工监理及其它棉关甲位人员，在他们讲话速度不同，在部分人讲的普通话又小标准的情况下，你会把专业术语记录错误，在你听不清叫你的笔也就会停下来。会出现露记及关键问题记不下来的情况，从而没有达到开会记录会议纪要的同的及效果。如果经常去现场巡视，了解现场各工种工程存在的质景问题、施工情况和其它相关知识，在记录会议纪要时，当各方哪怕只提出一个或几个字时，你便能联想到这个问题在哪个轴线间、哪个部位等．这样只需记录关键的几个字，在打印会议纪要时也能轻松自如地将问题准确无误记录在会议纪要上，这样不但增加了记录的速度，同时提高了准确度。会后要及时整理会议内容，整理后的会议纪要交给项目部总监审查，审查合格后及时发给相关各方，便于各方及时处理工程存在的问题及相关的配合工作，达到开会的目的及效果。
3、信息档案管理员要及时处理各方文件，收到相关的资料文件及时与各专业监理工程师联系，确保文件资料的完整、准确、有效。
对于来往的资料，信息档案管理员收到后要及时与各相关专业的监理工程师联系，需要转发的资料要及时转发，这样便于等专业监理工程师检查、批复、现场管理。如工程变更：“当信息档案管理员收到建设单位的变更文件，应及时与专业监理师联系并转发给施工单位，从而有利于监理工程师及施工技术员对工程的管理，同时将变更需要增加或减少的部位及时处理好．这样不但提高工作效率，也减少了不必要的浪费。”又如工序报验：“当信息档案管理员收到时，如不及时转交给专业监理工程师，将影响专业监理工程师检查批复时间，有时施工方完成该工序后会到监理部查看资料批复是否台格，再进行下一道工序施工；而有时施工管理员在未接到批复合格的文件，自己认为合格便进行下一道工序施工，实际上该工序不合格，施工方需进行返工整改，结果造成经济和工时的不必要的损失。”
4、信息档案管理员对报告的收发应办理签收登记手续，
以便确认资料的完整性准确性和有效性。
该项职责对一位信息档案管理员来说不能忽视。例如：“某住宅楼工程，当时有一份变更，我已发给了施工单位，但是签收人将这份资料弄丢了，在施工过程中施工人员按原图纸施工，而没有按变更内容进行施工，被我监理部人员发现后，与施工管理人员联系，他说没有接到变更通知，所以按原图进行施工。当时我部的专业监理工程师与施工管理人员找到我，我拿出收发文登记本，查到了当时这份资料的签收人及签收时间，他无话可说，对于返工所造成的损失由施工单位承担了。”如果当时没有收发文登记簿我还是真的有理也讲讲不清了。
5、信息档案管理员对各专业监理工程师确认返回的文件资料及对工程建设各方相互往求的一切书面资料进行妥善保管，并按统一的编目系统进行分类整理归类。
简要说一说我在这方面对资料的管理：“我对各专业监理工程师确认返回的文件资料及对工程建设各方相互往来的一切书面资料，都是分楼号、分类放人档案盒中，并在档案盒背面贴上标签，对盒内资料我按时间顺序排放。我不但有收发文登记本．而且我定期把这些内容按统一编目录方式储存在电脑中，在每年一度的省、市及县检查组到我们工地检查及平时相关人员来查找资料时，我便将电脑中的目录帐打开，他们要哪一份资料，我便查哪份资料的目录编号，再到档案盒中拿出，避免了整个项目部人员围着档案盒查找的现象发生，也减少了检查组人员及相关人员等待时间，这样不但节省了人力也提高了效率。”
6、信息档案管理员应定期到现场巡视，负责现场各种数据的采集，计算机存储以及信息的分析处理工作。
工程的施工阶段，可以说是大量的信息发生、传递和处理的阶段．信息档案管理员的信息管理工作主要集中在这一阶段。如：“当建设单位负责某些材料供应时，需收集提供材料的品种、数鼍、质最、价格、提货地点、提货方式等信息；在现场巡视过程中对现场所发生的情况均包含了大量的内容及施工单位常向相关单位发出的某些文件，也必须掌握和收集；收集监理部有关记录、会议信息等。”对于收集到的这些信息进行分类、编目录整理存储在计算机中，要拟一套科学的查找方法和手段．如：“采用超链接编目录的方式，查起来方便、快捷”。
7、信息档案管理员协助项目总监负责现场监理组的生活后勤工作及负责现场监理组的留守工作。
在其他监理工程师忙于现场时，我这位信息档案管理员留守在办公室内，为来监理部办事的人提供方便，能处理的事情进行处理，对不能处理的事情，如果知道哪位监理工程师能处理．便告诉他与哪位监理工程师联系，并将联系方式告诉他们；整理工程档案资料；在浇灌混凝上时为监理部值班人员购买生活必须用品；打扫室内卫生等。
8、结束语
信息档案管理是一项琐碎、繁杂、系统性及操作性很强的工作，作为信息档案管理员不能让信息粘滞，流通不畅，在工程监理部管理运作过程中，各种不同的信息贯穿其中，尤其多工种、交叉施工、工序之间、施工总包与分包之间，对各个领域内的信息都要关注，如果缺乏对其他领域信息的了解和关注，这就势必导致信息传输中粘滞现象的发生。从一定意义上说，要真正做好该项工作，需要在理论与实践相合的方法中，不断加强对其他领域信息的了解和关注、多角度观察、创新、总结经验来提高自身的管理方式，这也正是现代建设工程信息档案管理的本质所在。
《摘自江苏建设监理双月刊》
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